Dokumentacja techniczna

Wielu przedsiębiorców ma problem z tym terminem. Czym dokładniej jest dokumentacja techniczna? Jak ją zbierać i przechowywać?

Na wstępie warto wiedzieć, że dokumentacja techniczna nie zawsze składa się z jednego dokumentu, a rzadko kiedy składa się z jednej kartki papieru. Często jest tak, że w skład dokumentacji wchodzi wiele dokumentów, mogą to być m.in.:

  • Karta charakterystyki
    Bardzo ważny dokument dla substancji chemicznych i mieszanin, ale często również wyrobów. KCh określa zarówno skład, jak i postępowanie oraz zagrożenia związane z danym produktem. Jest jednym z podstawowych składników dokumentacji i powinna być w wielu przypadkach wymagana bezwzględnie. Przypominamy – Karta charakterystyki jest uwarunkowana prawnie! Powinna być udostępniona za darmo i być zgodna z rozporządzeniami! Mają Państwo możliwość żądania jej aktualizacji i poprawy jeśli jest nieprawidłowo skonstruowana!
  • Karta techniczna produktu
    Często towarzyszy sprzętom elektrycznym, ale nie zawsze. Jest to bardziej dokument związany z parametrami fizycznymi i technicznymi danego produktu. Na pewno przyda się technologom. Nie zawiera składu, więc często nie powinna być jedynym dokumentem w zbiorze.
  • Deklaracja zgodności
    Niestety prawo polskie jest zawiłe a jeden produkt może zachaczać o kilkanaście aktów prawnych. Tworzy się więc często tzw. „deklarację zgodności” w której producent lub dystrybutor określają zgodnie z jakimi przepisami zgodny jest dany produkt, czy wyrób.
  • Karta produktu
    Pod tym pojęciem kryje się dosłownie wszystko, ale z reguły jest to bardziej „reklamówka” czy broszura z danym wyrobem. Zdecydowanie nie powinna być jedynym dokumentem w zbiorze.
  • Dokument REACH 
    Jest to ważny dokument, który stwierdza, czy substancje chemiczne w wyrobie lub postaci własnej są lub nie są zarejestrowane w systemie REACH. Często na takim dokumencie dokłada się dodatkowe informacje o rejestracji bądź jej zaniechaniu. Niestety nie ma jednolitego wzoru tego dokumentu.
  • Dokumentacja SVHC
    Wymagana przez REACH dokumentacja stwierdzająca brak lub posiadanie substancji z listy SVHC w wyrobie. Warto ją mieć, ponieważ często posiadanie tych substancji jest uwarunkowane prawnie i powinno być zgłoszone w ECHA.
  • Dokumentacja CE
    Przy imporcie towarów (zwłaszcza z Chin) warto posiadać jakiś dokument, że produkt jest zgodny z systemem CE.
  • Dokumentacja BHP
    Czasami przepisy wymagają potwierdzenia jakości z wymogami prawnymi BHP.
  • Dokument legalności drewna (FSC, PEFC i inne)
    Dla produktów drewnianych lub pochodzących z drewna wymagane są czasami odpowiednie certyfikaty, bądź dokumenty związane z EUTR – Europejskim rozporządzeniem dotyczącym legalności pochodzenia produktów z drewna.

Oczywiście dokumentacja techniczna nie zawsze składa się ze wszystkich dokumentów wypisanych powyżej.

Nie mniej warto jest stworzyć osobną teczkę lub folder w którym trzymamy wszystkie dane dotyczące jednego produktu. Podczas kontroli łatwo będzie się nam wybronić posiadając wszystkie wymagane dokumenty dotyczące jakiegoś wyrobu a to już pół sukcesu.

Często jest też tak, że dalsi konsumenci mogą prosić Państwo o dokumenty, które możecie napisać na podstawie tych powyższych mając pewność, że są Państwo zgodni z prawem i piszecie prawdę. Czasami producenci zgadzają się na przekazywanie podstawowych dokumentów dalej, zwłaszcza w trakcie kontroli.

Niewątpliwie najważniejszymi dokumentami w prawie polskim i europejskim są Karty charakterystyki, Dokumentacje REACH, SVHC i EUTR, a dla organów kontrolnych ważnym dokumentem jest Deklaracja Zgodności.